Des lacunes à corriger pour les organisateurs en 2016

États financiers du Festival de la gibelotte

Julie Lambert julie.lambert@tc.tc Publié le 22 février 2016

Des lacunes au niveau de la gestion interne du Festival de la gibelotte ont été relevées en 2015 par une firme comptable.

©TC Média - Pascal Cournoyer

Lors du dépôt des états financiers du Festival de la gibelotte le 4 février dernier, plusieurs recommandations ont été faites au comité organisateur, dont un suivi plus rigoureux pour les billets et la gestion de la petite caisse. Des améliorations sont dans la ligne de mire du comité organisateur qui a déjà commencé à mettre de nouvelles pratiques en place.

Dans la lettre de recommandation fournie en même temps que le rapport financier lors de l’assemblée générale annuelle du Festival, l’expert-conseil de la firme Bibeau Bibeau S.E.N.C, Pierre Bibeau, a noté quelques éléments à améliorer au cours de son examen des états financiers de l’édition 2015.

Un manque de suivi et de rigueur ont été noté dans plusieurs secteurs, dont la gestion de la petite caisse, le décompte des cartes d’accès, la vente de bracelets, les dépôts, les rapports de ventes journaliers, les nouveaux emprunts, l’enregistrement des ventes et dans les procès-verbaux.

Le vérificateur Pierre Bibeau souligne que les recommandations faites ne sous-entendent en aucun cas que des gens auraient volé de l’argent du Festival, mais seulement que certaines factures ou preuves écrites étaient manquantes pour concilier les montants dans le rapport financier.

« Les personnes en charge auraient dû assurer un suivi avec plus de rigueur. Certaines factures étaient manquantes, les dépôts étaient faits en bloc au lieu d’être indiqués pour chaque secteur, les billets et les bracelets n’étaient pas numérotés et les procès-verbaux ne mentionnaient pas les budgets ou le suivi des dépenses », explique-t-il.

Selon lui, les revenus correspondaient et les administrateurs doivent seulement mettre en place des pratiques plus sécuritaires et plus rigoureuses afin d’améliorer la gestion pour la prochaine édition.

Déjà les mains à la pâte

Le président du Festival, Benoît Lefebvre assure que les membres du conseil d’administration appliqueront au pied de la lettre les recommandations contenues dans le rapport pour la prochaine édition et les suivantes.

« Plusieurs décisions se prenaient verbalement, mais cette année, tout sera dûment noté dans nos procès-verbaux. Nous sommes déjà en mode action. On a mis en œuvre les corrections nécessaires. Nous avons mis en place un plan d’action sur la gouvernance et nos membres ont pris un nouvel engagement envers le Code de déontologie », souligne-t-il.

Une amélioration au niveau de la gouvernance du Festival est primordiale pour les membres du comité organisateur, ajoute-t-il, en assurant qu’ils continuent à travailler sur la planification de la prochaine édition du Festival.

Ancien président et membre du c.a du Festival depuis plusieurs années, Sylvio Bouchard est tout à fait d’accord avec la nouvelle approche proposée par les organisateurs, dont le code de déontologie et les recommandations faites par M. Bibeau. « Je suis solidaire avec les décisions qui ont été prises. C’est comme ça que ça doit être géré parce que c’est la meilleure façon de faire. »

Selon lui, le Festival a toujours été assez transparent. Néanmoins, les façons de fonctionner étaient peut-être inadéquates et moins rigoureuses dans les dernières années.

« Nous étions moins rigoureux. Nous avons eu quelques manquements et peut-être que des choses nous ont échappé. Chaque président avait sa manière de fonctionner. Nous procédions en sous-comité et nous n’écrivions pas toutes les décisions dans les procès-verbaux. On connaît les résultats seulement après le Festival. Ce sont des bénévoles qui travaillent fort, mais les choses se passent vite pendant une semaine », conclut-il.

Rappelons que le Festival de la gibelotte a enregistré un cinquième déficit consécutif, s’élevant à 64 309$, pour sa 38e édition. Cette situation forcera les administrateurs à prendre un virage drastique pour l’édition 2016 en réduisant notamment la durée de l’événement à cinq jours, en maintenant une seule scène de spectacle et en créant une zone fermée et payante au centre-ville.

Recommandations de la firme comptable

-       Petite caisse: un montant de 2786$ n’a pas pu être concilié cette année parce qu’il n’y avait pas de suivi régulier. Amélioration suggérée: un rapport de petite caisse devra être produit tous les jours et un suivi de la distribution des sommes à tous les points de vente devra être mis en place.

-       Cartes d’accès : même si elles sont comptabilisées, il y a des disparités entre le nombre réel de cartes vendues et les données comptées. Amélioration suggérée: Numérotation des cartes et tenue d’un registre pour savoir qui détient les cartes et quelles cartes ont été vendues ou retournées.

-       Bracelets : Aucun contrôle sur la vente. Amélioration suggérée : Les bracelets devraient être décomptés et numérotés.

-       Dépôts : Une ou deux personnes maximum devraient être assignées pour vérifier les dépôts et les rapports de ventes journaliers.

-       Emprunts : Les emprunts devraient être discutés au c.a. et une mention des discussions devraient figurer dans les procès-verbaux.

-       Enregistrement des ventes : Chaque dépôt devrait faire l’objet d’une écriture distincte.

-       Procès-verbaux : Il devrait y avoir une mention de toutes les présentations de budgets, d’analyse des dépenses, des chèques et des résultats.

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Des lacunes à corriger pour les organisateurs en 2016

États financiers du Festival de la gibelotte

Julie Lambert julie.lambert@tc.tc Publié le 22 février 2016

Des lacunes au niveau de la gestion interne du Festival de la gibelotte ont été relevées en 2015 par une firme comptable.

©TC Média - Pascal Cournoyer


Lors du dépôt des états financiers du Festival de la gibelotte le 4 février dernier, plusieurs recommandations ont été faites au comité organisateur, dont un suivi plus rigoureux pour les billets et la gestion de la petite caisse. Des améliorations sont dans la ligne de mire du comité organisateur qui a déjà commencé à mettre de nouvelles pratiques en place.

Dans la lettre de recommandation fournie en même temps que le rapport financier lors de l’assemblée générale annuelle du Festival, l’expert-conseil de la firme Bibeau Bibeau S.E.N.C, Pierre Bibeau, a noté quelques éléments à améliorer au cours de son examen des états financiers de l’édition 2015.

Un manque de suivi et de rigueur ont été noté dans plusieurs secteurs, dont la gestion de la petite caisse, le décompte des cartes d’accès, la vente de bracelets, les dépôts, les rapports de ventes journaliers, les nouveaux emprunts, l’enregistrement des ventes et dans les procès-verbaux.

Le vérificateur Pierre Bibeau souligne que les recommandations faites ne sous-entendent en aucun cas que des gens auraient volé de l’argent du Festival, mais seulement que certaines factures ou preuves écrites étaient manquantes pour concilier les montants dans le rapport financier.

« Les personnes en charge auraient dû assurer un suivi avec plus de rigueur. Certaines factures étaient manquantes, les dépôts étaient faits en bloc au lieu d’être indiqués pour chaque secteur, les billets et les bracelets n’étaient pas numérotés et les procès-verbaux ne mentionnaient pas les budgets ou le suivi des dépenses », explique-t-il.

Selon lui, les revenus correspondaient et les administrateurs doivent seulement mettre en place des pratiques plus sécuritaires et plus rigoureuses afin d’améliorer la gestion pour la prochaine édition.

Déjà les mains à la pâte

Le président du Festival, Benoît Lefebvre assure que les membres du conseil d’administration appliqueront au pied de la lettre les recommandations contenues dans le rapport pour la prochaine édition et les suivantes.

« Plusieurs décisions se prenaient verbalement, mais cette année, tout sera dûment noté dans nos procès-verbaux. Nous sommes déjà en mode action. On a mis en œuvre les corrections nécessaires. Nous avons mis en place un plan d’action sur la gouvernance et nos membres ont pris un nouvel engagement envers le Code de déontologie », souligne-t-il.

Une amélioration au niveau de la gouvernance du Festival est primordiale pour les membres du comité organisateur, ajoute-t-il, en assurant qu’ils continuent à travailler sur la planification de la prochaine édition du Festival.

Ancien président et membre du c.a du Festival depuis plusieurs années, Sylvio Bouchard est tout à fait d’accord avec la nouvelle approche proposée par les organisateurs, dont le code de déontologie et les recommandations faites par M. Bibeau. « Je suis solidaire avec les décisions qui ont été prises. C’est comme ça que ça doit être géré parce que c’est la meilleure façon de faire. »

Selon lui, le Festival a toujours été assez transparent. Néanmoins, les façons de fonctionner étaient peut-être inadéquates et moins rigoureuses dans les dernières années.

« Nous étions moins rigoureux. Nous avons eu quelques manquements et peut-être que des choses nous ont échappé. Chaque président avait sa manière de fonctionner. Nous procédions en sous-comité et nous n’écrivions pas toutes les décisions dans les procès-verbaux. On connaît les résultats seulement après le Festival. Ce sont des bénévoles qui travaillent fort, mais les choses se passent vite pendant une semaine », conclut-il.

Rappelons que le Festival de la gibelotte a enregistré un cinquième déficit consécutif, s’élevant à 64 309$, pour sa 38e édition. Cette situation forcera les administrateurs à prendre un virage drastique pour l’édition 2016 en réduisant notamment la durée de l’événement à cinq jours, en maintenant une seule scène de spectacle et en créant une zone fermée et payante au centre-ville.

Recommandations de la firme comptable

-       Petite caisse: un montant de 2786$ n’a pas pu être concilié cette année parce qu’il n’y avait pas de suivi régulier. Amélioration suggérée: un rapport de petite caisse devra être produit tous les jours et un suivi de la distribution des sommes à tous les points de vente devra être mis en place.

-       Cartes d’accès : même si elles sont comptabilisées, il y a des disparités entre le nombre réel de cartes vendues et les données comptées. Amélioration suggérée: Numérotation des cartes et tenue d’un registre pour savoir qui détient les cartes et quelles cartes ont été vendues ou retournées.

-       Bracelets : Aucun contrôle sur la vente. Amélioration suggérée : Les bracelets devraient être décomptés et numérotés.

-       Dépôts : Une ou deux personnes maximum devraient être assignées pour vérifier les dépôts et les rapports de ventes journaliers.

-       Emprunts : Les emprunts devraient être discutés au c.a. et une mention des discussions devraient figurer dans les procès-verbaux.

-       Enregistrement des ventes : Chaque dépôt devrait faire l’objet d’une écriture distincte.

-       Procès-verbaux : Il devrait y avoir une mention de toutes les présentations de budgets, d’analyse des dépenses, des chèques et des résultats.